L’incontournable digitalisation des notaires

La digitalisation des notaires est due à l’avènement du numérique qui bouleverse les habitudes des différents secteurs d’activité. Les offices notariaux ont su s’adapter à cette nouvelle forme de travail. En effet, depuis 2020 et la crise sanitaire du Covid-19, les offices notariaux ont la possibilité de signer électroniquement les actes notariaux. À titre indicatif, durant cette crise sanitaire et le premier confinement en France, 400 millions d’euros d’honoraires ont été bloqués pour les notaires à la suite de l’incapacité pour eux de signer les actes notariaux électroniquement.

La mise en place de la digitalisation dans le milieu notarial

La digitalisation des notaires est un processus qui est entièrement intégré dans le métier et ce depuis 2020. La particularité de cette digitalisation réside dans le fait que les projets immobiliers peuvent dès lors être conduit entièrement à distance et cela de manière sécurisée et légale.

Dans un premier temps, l’acte de vente a été entièrement digitalisé et centralisé sur une plateforme. Avant cela, pour réaliser ce document, il fallait réunir physiquement un bon nombre de papiers officiels mais également l’apposition de multiples signatures. Les notaires ont maintenant la possibilité de compléter, valider et signer légalement l’acte de vente en ligne. De nombreuses plateformes offrent l’opportunité aux notaires, aux agents immobiliers, aux acquéreurs et aux cédants de déposer les documents nécessaires au processus de vente mais aussi la possibilité de signer l’acte de vente.

Dans un second temps, un autre fait marquant est l’apparition de la blockchain. À titre informatif, la blockchain est une technologie récente permettant de stocker et de transmettre de manière rapide, transparente et sécurisée un ensemble d’informations et de données. Cette technologie révolutionnaire est utilisée par les plateformes notariales en ligne dans le but de garantir la sécurité et la confidentialité de l’ensemble des informations et documents mis sur la plateforme.

Les agences immobilières bénéficient de la digitalisation des notaires

Pour les agences immobilières, cette digitalisation des offices notariaux est une aubaine car elle leur permet un gain de temps significatif. Enfin, elle permet également de gagner la confiance des clients et de simplifier leurs démarches.

Effectivement, il n’y a plus besoin de signer sur un papier et de le ramener directement chez le notaire. Vous pouvez numériser et dématérialiser l’ensemble des actes et des documents nécessaires au processus de vente. Ce processus est donc accéléré.

La centralisation des documents et la présence des différentes parties (agents immobiliers, notaires, particuliers…) au sein d’une même plateforme permet d’optimiser et d’harmoniser l’avancée d’un processus transactionnel. A noter que plus de 63% des vendeurs craignent de ne pas vendre assez vite leur bien, cette solution est donc un atout majeur. La digitalisation permet également aux cabinets de paraître plus innovant et plus fiable ; la relation client est donc améliorée via un gain de confiance. Situation qui est d’autant plus bénéfique pour eux en temps de confinement. En effet, les craintes des acheteurs et vendeurs concernant leur projet immobilier se sont décuplées pendant crise sanitaire.

Enfin, la digitalisation permet d’assainir les relations entre notaires et agences immobilières, durant la période de crise, un grand nombre des honoraires bloqués a rendu certaines relations tendues.

De manière générale, les professions de notaires et d’agents immobiliers sont des professions prenant tournant digital. L’importance du numérique est de plus en plus grande à mesure que la demande augmente et que la réactivité s’impose comme un atout majeur.

Les bénéfices de cette digitalisation pour les notaires

L’augmentation du temps consacré aux clients est facilitée par la mise en place de solutions permettant aux notaires de les aider dans leurs tâches de tous les jours. Une des tâches la plus longue et fastidieuse pour les offices notariaux est la rédaction des actes et contrats. Désormais cela peut être fait de manière automatique grâce aux solutions proposées par certaines LegalTech. Les LegalTech proposent des logiciels de rédactions de documents administratifs légaux. En résumé, ils détectent les informations essentielles d’une personne, à savoir ; le nom, le prénom, les informations bancaires… (donc toutes les informations servant à la rédaction des actes). Ces solutions ont connu un essor important pendant le confinement, car les activités notariales, mais aussi d’administration de biens par exemple, devaient maintenir leurs activités en place bien que les rencontres physiques n’étaient plus possibles.

Une plateforme entièrement sécurisée et utilisée par les professionnels du droit et notamment les notaires est « Quai des notaires ©». Créée en 2018, elle fait partie des plateformes les plus recommandées s’agissant de la numérisation des services notariaux. De plus, elle a pour but d’être un assistant digital en soulageant leur travail en s’occupant de toutes les formalités administratives nécessaires à la constitution d’un dossier ; partage des documents, suivi de l’évolution des dossiers et signatures électroniques des actes. Nous retrouvons également les services suivants : des simulateurs de prêt, de droit de succession et de plus-values…

Les clients ont également désormais la possibilité de constituer en autonomie leurs dossiers. Ceux-ci ont tout de même la possibilité de contacter le notaire via la plateforme pour être sûr de bien remplir les dossiers ou s’ils ont besoin de conseils et/ou informations. Cette solution est possible via la plateforme FoxNot ©.

Enfin, d’autres cabinets décident de développer leurs solutions en interne pour la réalisation des dossiers via des développeurs internes ou via des développeurs externes. De plus, la visioconférence concernant les rendez-vous avec un notaire s’est également énormément développée passant de 30% à plus de 80% après la crise de la COVID-19.

Les outils numériques du notariat

Afin de concrétiser la digitalisation, trois solutions principales sont mises en place. Tout d’abord nous avons « l’identité numérique © » ; créée en 2015, cet outil d’authentification permet notamment de faciliter la mobilité et d’authentifier les documents de manière fiable. La « clé réal », de la forme d’une clé USB, permet tout simplement aux notaires de signer électroniquement un acte et d’y apposer son sceau. Enfin, le « réseau réal » est un système conçu pour héberger les outils et les services réservés exclusivement aux notaires.

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